เอกสารหลักฐานการศึกษา เป็นเอกสารสำคัญที่บันทึกผลการเรียน ข้อมูลและสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับพัฒนาการของผู้เรียนในด้านต่าง ๆ แบ่งออกเป็น 2 ประเภท ดังนี้
- เอกสารหลักฐานการศึกษาที่กระทรวงศึกษาธิการกำหนด
- เอกสารหลักฐานการศึกษาที่สถานศึกษากำหนด
1. เอกสารหลักฐานการศึกษาที่กระทรวงศึกษาธิการกำหนด
1.1 ระเบียบแสดงผลการเรียน (ปพ.1) เป็นเอกสารแสดงผลการเรียนและรับรองผลการเรียนของผู้เรียนตามรายวิชา ผลการประเมินการอ่าน คิดวิเคราะห์และเขียน ผลการประเมินคุณลักษณะอันพึงประสงค์ของสถานศึกษา และผลการประเมินกิจกรรมพัฒนาผู้เรียน สถานศึกษาจะต้องบันทึกข้อมูลและออกเอกสารนี้ให้ผู้เรียนเป็นรายบุคคล เมื่อผู้เรียนจบการศึกษาระดับประถมศึกษา (ชั้นประถมศึกษาปีที่ 6) จบการศึกษาภาคบังคับ (ชั้นมัธยมศึกษาปีที่ 3) จบการศึกษาขั้นพื้นฐาน (ชั้นมัธยมศึกษาปีที่ 6) หรือเมื่อลาออกจากสถานศึกษาในทุกกรณี
1.2 ประกาศนียบัตร (ปพ.2) เป็นเอกสารแสดงวุฒิการศึกษาเพื่อรับรองศักดิ์และสิทธิ์ของผู้จบการศึกษา ที่สถานศึกษาให้ไว้แก่ผู้จบการศึกษาภาคบังคับ และผู้จบการศึกษาขั้นพื้นฐานตามหลักสูตรแกนกลางการศึกษาขั้นพื้นฐาน
1.3 แบบรายงานผู้สำเร็จการศึกษา (ปพ.3) เป็นเอกสารอนุมัติการจบหลักสูตร โดยบันทึกรายชื่อและข้อมูลของผู้จบการศึกษาระดับประถมศึกษา (ชั้นประถมศึกษาปีที่ 6) ผู้จบการศึกษาภาคบังคับ (ชั้นมัธยมศึกษาปีที่ 3) และผู้จบการศึกษาขั้นพื้นฐาน (ชั้นมัธยมศึกษาปีที่ 6)
2. เอกสารหลักฐานการศึกษาที่สถานศึกษากำหนด
เอกสารหลักฐานการศึกษาประเภทนี้ โรงเรียนหรือสถานศึกษาจะคิดออกแบบลักษณะใดหรือมีกี่แบบก็ได้ ไม่จำเป็นต้องมี ปพ.4, ปพ.5, ปพ.6, ปพ.7, ปพ.8, ปพ.9 อำนาจการออกแบบหรือคิดแบบโรงเรียนแต่ละโรงเรียนมีสิทธิคิดได้เอง ไม่ได้มีการบังคับใช้แบบ แต่สำนักงานทดสอบทางการศึกษา กรมวิชาการ(เดิม) พิจาณาเห็นว่าการที่ไม่มีแนวทางการจัดทำเอกสารหลักฐานการศึกษาที่เป็นหน้าที่โดยตรงของแต่ละโรงเรียนที่ต้องคิดออกแบบเพื่อให้เหมาะสม สอดคล้องกับลักษณะการดำเนินงานของแต่ละโรงเรียนคงจะส้างความสับสน ทำไม่ได้ จึงเชิญคณะกรรมการ มาช่วยกันออกแบบหลักฐานการศึกษาของโรงเรียน เพื่อเป็นตัวอย่างเป็นแนวทางให้โรงเรียนได้ศึกษาไปดัดแปลงตามใจชอบ
2.1 แบบแสดงผลการพัฒนาคุณลักษณะอันพึงประสงค์ (ปพ.4) เป็นเอกสารรายงานพัฒนาการด้านคุณลักษณะของผู้เรียน เกี่ยวกับคุณธรรมจริยธรรม ค่านิยมและคุณลักษณะอันพึงประสงค์ ใช้เป็นหลักฐานแสดงคุณลักษณะของผู้เรียน
2.2 แบบแสดงผลการพัฒนาคุณภาพของผู้เรียน (ปพ.5) เป็นเอกสารสำหรับผู้สอนใช้บันทึกเวลาเรียน ข้อมูลการวัดและประเมินผลการเรียนต่าง ๆ ใช้เป็นหลักฐานสำหรับตรวจสอบ ยืนยัน สภาพการเรียน การมีส่วนร่วมในกิจกรรมต่าง ๆ
2.3 แบบรายงานผลการพัฒนาคุณภาพผู้เรียนรายบุคคล(ปพ.6) เป็นเอกสารสำหรับบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับผลการเรียนพัฒนาการในด้านต่าง ๆ และข้อมูลอื่น ๆ ของผู้เรียน
2.4 ใบรับรองผลการศึกษา(ปพ.7) เป็นเอกสารรับรองสถานภาพทางการศึกษาของผู้เรียนเป็นการชั่วคราว ทั้งกรณีผู้เรียนยังไม่สำเร็จการศึกษาและสำเร็จการศึกษาแล้ว
2.5 ระเบียนสะสม (ปพ.8) เป็นเอกสารบันทึกข้อมูลพัฒนาการและผลงานด้านต่าง ๆ เพื่อประโยชน์ในการแนะแนวผู้เรียนในทุกๆ ด้าน เป็นประโยชน์กับการแนะแนว ส่งต่อให้ใช้ตลอด 12 ปี มีข้อมูลเกี่ยวกับนักเรียนเปลี่ยนแปลงให้บันทึกและลงวันที่กำกับไว้ด้วย
2.6 สมุดบันทึกผลการเรียน (ปพ.9) เป็นสมุดบันทึกผลการเรียนรู้ เพื่อบันทึกรายวิชาต่าง ๆ ที่ผู้เรียนจะต้องเรียนในแต่ละชั้นปีตามโครงสร้างหลักสูตรของสถานศึกษาพร้อมผลการประเมิน ใช้เป็นหลักฐานการศึกษา ใช้เป็นข้อมูลในการเทียบโอน และใช้เพื่อ สื่อสารให้ผู้เกี่ยวข้องทราบ (จำเป็นมากสำหรับนักเรียนย้ายโรงเรียนเนื่องจากต้องนำไปเทียบหน่วยกิต)
